Deutschland führt die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich schrittweise als gesetzliche Pflicht ein. Mit dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 in Kraft getreten ist, hat der Gesetzgeber die Grundlage für die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich gelegt. Der erste Meilenstein trat bereits am 1. Januar 2025 in Kraft — und die nächste große Stufe folgt am 1. Januar 2027.
Dieser Leitfaden erklärt das vollständige Zeitplan, die technischen Anforderungen, die zulässigen Formate und das, was Ihr Unternehmen jetzt konkret tun sollte.
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen bereits verpflichtet, E-Rechnungen in strukturierten Formaten empfangen zu können. Wer das noch nicht eingerichtet hat, handelt bereits nicht konform.
Rechtliche Grundlage: Das Wachstumschancengesetz
Das Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) hat das Umsatzsteuergesetz (UStG) um einen neuen § 14 Abs. 1 UStG-E ergänzt, der die E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr zur Pflicht macht. Die Regelung gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B), die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind.
Hintergrund ist neben der Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug auch die Umsetzung der EU-weiten ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age), die digitales Echtzeit-Reporting langfristig für alle EU-Mitgliedstaaten vorsieht. Deutschland handelt hier frühzeitig — als eines der ersten großen EU-Länder mit gesetzlicher B2B-Pflicht.
Zeitplan: Wer muss wann?
| Datum | Betroffene Unternehmen | Pflicht |
|---|---|---|
| 1. Jan. 2025 | Alle inländischen B2B-Unternehmen | Pflicht, E-Rechnungen in strukturierten Formaten empfangen zu können |
| 1. Jan. 2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € | Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B |
| 1. Jan. 2027 | Alle anderen Unternehmen (Übergangsoption) | Dürfen bis 31.12.2027 weiterhin Papier-/PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers ausstellen |
| 1. Jan. 2028 | Alle inländischen B2B-Unternehmen ohne Ausnahme | Vollständige Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen |
Die E-Rechnung ist im öffentlichen Sektor (B2G) in Deutschland seit November 2020 auf Bundesebene Pflicht (XRechnung über PEPPOL oder OZG-RE). Auf Landesebene gelten unterschiedliche Fristen, die meisten Länder haben die Pflicht bis 2022 eingeführt.
Welche Formate sind zulässig?
Das UStG definiert die E-Rechnung als strukturiertes elektronisches Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Folgende Formate werden akzeptiert:
XRechnung
Rein XML-basiertes Format, entwickelt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Standard für B2G und empfohlen für B2B. Vollständig konform mit EN 16931.
ZUGFeRD (ab v2.0)
Hybrides Format: PDF mit eingebettetem XML (Factur-X-kompatibel). Das PDF ist für Menschen lesbar, das XML für Maschinen verarbeitbar. Besonders verbreitet im Mittelstand.
Wichtig: Ein einfaches PDF-Dokument — auch als E-Mail-Anhang — gilt nicht mehr als zulässige E-Rechnung nach dem neuen Recht. Ebenso sind Scan-Dokumente und Word-Dateien nicht konform. Der strukturierte XML-Kern ist zwingend.
Ab 2027 (für große Unternehmen) ist eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail kein gültiges Rechnungsformat mehr — auch nicht mit Zustimmung des Empfängers. Nur strukturierte oder hybride Formate (XRechnung, ZUGFeRD ≥ v2.0) sind konform.
Peppol: Das internationale Übertragungsnetzwerk
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist das Netzwerk für den sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, ursprünglich für das öffentliche Beschaffungswesen entwickelt und heute auch im B2B-Bereich eingesetzt. Deutschland ist über das PEPPOL-Netzwerk mit anderen europäischen Ländern verbunden.
Über Peppol-akkreditierte Access Points können XRechnung-Dokumente sicher übertragen werden — ohne direkten Datei-Austausch per E-Mail. Für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Lieferketten ist Peppol besonders relevant, da es EU-weit standardisierte Übertragung ermöglicht.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in seinem Einführungsschreiben vom Oktober 2023 sowie in weiteren FAQ-Dokumenten klargestellt, dass sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD als konforme Formate anerkannt werden.
Was bedeutet das für Ihre Systeme?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfordert Anpassungen auf mehreren Ebenen:
ERP- und Buchhaltungssoftware
Die meisten führenden ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Lexware, DATEV) bieten bereits Module zur Erzeugung von XRechnung- und ZUGFeRD-Formaten an. Prüfen Sie, ob Ihre aktuell genutzte Version diese Formate unterstützt und ob ein Update erforderlich ist.
Empfangsinfrastruktur (seit 1.1.2025 Pflicht)
Ihr System muss in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen (XML oder Hybrid-PDF) entgegenzunehmen und die darin enthaltenen Daten maschinell zu verarbeiten. Ein bloßes Postfach, das PDFs annimmt, reicht nicht aus — wenn die PDF-Rechnungen keinen eingebetteten XML-Teil enthalten.
Archivierung
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen (10 Jahre nach § 147 AO). Die strukturierten Formate müssen in unveränderter Form archiviert werden — revisionssicher und maschinell nachlesbar. Achten Sie auf GoBD-konforme Archivierungslösungen.
Übergangsregelungen im Detail
Das Gesetz sieht explizite Übergangsfristen vor:
- Bis 31.12.2026: Alle Unternehmen dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen (auch ohne Zustimmung des Empfängers) ausstellen.
- 2027: Unternehmen unter 800.000 € Umsatz dürfen mit Einverständnis des Empfängers noch Papier-/PDF-Rechnungen ausstellen.
- Bis 31.12.2027: EDI-Verfahren bleiben zulässig, wenn sie die Extraktion der EN-16931-Pflichtangaben ermöglichen.
- Ab 1.1.2028: Keine Ausnahmen mehr — E-Rechnung ist für alle Unternehmen im B2B-Bereich verbindlich.
Praktische Handlungsempfehlungen
Auch wenn Ihr Unternehmen erst 2028 zur Ausstellung verpflichtet ist, lohnt sich eine frühzeitige Vorbereitung:
- Empfangsbereitschaft prüfen: Können Ihre Systeme seit dem 1.1.2025 bereits XRechnung- und ZUGFeRD-Dokumente empfangen und verarbeiten? Falls nicht, müssen Sie sofort handeln.
- Softwareaudit durchführen: Welche ERP-Version nutzen Sie? Ist das Update auf E-Rechnung-konforme Versionen geplant?
- Lieferantenkommunikation: Informieren Sie Ihre Lieferanten, dass Sie ab 2025 strukturierte E-Rechnungen akzeptieren und ab 2027/2028 erwarten.
- Interne Prozesse anpassen: Buchhaltung, Einkauf und IT müssen zusammenarbeiten. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für die Umstellung.
- Steuerberater einbeziehen: Die E-Rechnungspflicht hat auch umsatzsteuerliche Auswirkungen. Ihr Steuerberater sollte die Umstellung begleiten.
Für die offiziellen technischen Spezifikationen, das BMF-Einführungsschreiben und EN-16931-Referenzdokumente besuchen Sie unsere Ressourcenbibliothek.
Fazit
Die deutschen E-Rechnungspflichten folgen einem klaren, schrittweisen Zeitplan. Die Empfangspflicht gilt bereits — und die Ausstellungspflicht für große Unternehmen ab 2027 ist keine ferne Zukunft mehr. Unternehmen, die jetzt handeln, können die Transformation geordnet gestalten, statt unter Zeitdruck zu reagieren.
Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Systeme zu auditieren, Ihre Softwarepartner zu befragen und Ihre internen Prozesse anzupassen. Analysieren Sie jetzt Ihren Compliance-Status und identifizieren Sie konkrete Lücken.
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